Onze diensten
In goed overleg met u zorgen we van A tot Z voor een gedegen voorbereiding en een goede uitvoering van uw congres.
Wilt u meer weten over wat wij voor u kunnen doen? Neem gerust en vrijblijvend contact met ons op of lees verder.
Hulp bij bid
- Opstellen bidboek i.s.m. lokale partners
Locatie
- Voorstel geschikte locaties
- Onderhandelingen met locatie(s)
- Contact en logistieke afstemming met locatie (catering, techniek, voorzieningen)
- Begeleiding en controle uitvoering tijdens congres
Abstracthandling
- Advies opzet call for abstracts en criteria
- Opzetten online indienformulier
- Voorbereiden en uitvoeren beoordelingsprocedure
- Ondersteuning bij sessie-indeling
- Publicatie van wetenschappelijk programma en abstracts
Communicatie
- Opstellen communicatieplan
- Promotie en werving
- Bouwen, inrichten en beheren website
- Opstellen en versturen nieuwsbrieven
- Beheer social mediakanalen
- Inrichten congresapp
- Persbegeleiding
Sponsoring & expositiemanagement
- Analyse en advies opbrengsten, prijsstelling en faciliteiten
- Opstellen sponsorplan, rekening houdend met geldende wet- en regelgeving (zoals CGR)
- Samenstelling sponsorprospectus
- Ontwerp expositieplattegrond
- Werving door actieve persoonlijke benadering
- Indeling stands
- Samenstellen technische informatie betreffende standbouw, inrichting etc.
- Communicatie en coördinatie met sponsoren en exposanten
- Gehele logistieke, administratieve en organisatorische afhandeling
- Technische uitvoering en coördinatie ter plekke (op- en afbouw stands)
- Coördinatie gesponsorde onderdelen
- Afhandeling zakelijke aspecten, contracten en facturering
Afronding
- Publicatie en verspreiden van presentaties
- Versturen deelnemersevaluatie en verwerken van resultaten
- Evaluatie met opdrachtgever
Projectmanagement
- Advies, coördinatie en begeleiding
- Planning
- Beslismomenten
- Risicomanagement
- Draaiboek
- Procesbewaking
- Uitvoering
Conceptontwikkeling
- Aandragen van ideeën voor invulling en uitvoering, zoals werkvormen, zaalopstelling en aankleding
Advies, begeleiding en ontwikkeling van:
- Concreet plan op basis van uw doelstellingen
- Congreslogo en -huisstijl
- Opstellen van programma
Programma
- Advies en begeleiding bij opstellen van programma, waaronder:
- pre-conferentie
- speakers diner
- welkomstreceptie
- congresopening
- plenaire sessies en keynote sprekers
- netwerkmomenten
- expositie/beursvloer
- postersessies
- entertainment
- pauzes
- afsluiting
- site visits
- congresdiner/-feest
- sociaal programma
On-site begeleiding
- On-site registratie en ontvangst
- Coördinatie van en controle op uitvoering conform draaiboek
- Ontvangst en begeleiding sprekers
- Bemanning informatiebalie en aanspreekpunt alle aanwezigen
- Branding en bewegwijzering
Accreditatie
- Aanvragen accreditatie
- Accreditatie verwerken na het congres
Online congressen
- Faciliteren/inrichten online omgeving in stijl van het congres
- Sprekersinstructie/-begeleiding vooraf en tijdens het congres
- Live support voor deelnemers/sprekers
- Sessies vanuit studio of huis streamen
- Online interactie/ontmoeting faciliteren (ontmoetingsplein)
Congressecretariaat
- Aanspreekpunt voor alle stakeholders
- Deelnemersregistraties
- Vervaardigen van badges
- Voorstellen voor congresmaterialen
- Bestellen congresmaterialen
- Periodieke rapporten met aanmeldingsstatistieken
Overleg met opdrachtgever
- Regelmatig gepland en spontaan overleg en afstemming
- Bijwonen (commissie)vergaderingen
Financieel management
- Opstellen realistische begroting
- Bijwerken en bewaking begroting
- Hulp bij subsidieaanvragen
- Veilig beheer deelnemersgelden in stichting congresgelden
- Financiële administratie van registratie- en sponsorgelden
- Betalen en afhandeling leveranciersfacturen
- Opstellen van eindafrekening
Sprekers
- Suggesties aandragen
- Afspraken vastleggen
- Afstemming details en benodigde voorzieningen regelen
- On-site begeleiding
Hotel en vervoer
- Goed onderhandelde voorwaarden en tarieven
- Online kamers boeken uit hotelblokreservering
- Reserveren kamers opdrachtgever, sprekers, commissie, genodigden
- Vervoer van/naar site visits/ congresdiner
Congressen
Wij organiseren (wetenschappelijke) congressen en bijeenkomsten voor o.a. universiteiten, hogescholen, instellingen, verenigingen en non-profitorganisaties.
