Onze diensten

In goed overleg met u zorgen we van A tot Z voor een gedegen voorbereiding en een goede uitvoering van uw congres.

Wilt u meer weten over wat wij voor u kunnen doen? Neem gerust en vrijblijvend contact met ons op of lees verder.

Hulp bij bid

  • Opstellen bidboek i.s.m. lokale partners

Locatie

  • Voorstel geschikte locaties
  • Onderhandelingen met locatie(s)
  • Contact en logistieke afstemming met locatie (catering, techniek, voorzieningen)
  • Begeleiding en controle uitvoering tijdens congres

Abstracthandling

  • Advies opzet call for abstracts en criteria
  • Opzetten online indienformulier
  • Voorbereiden en uitvoeren beoordelingsprocedure
  • Ondersteuning bij sessie-indeling
  • Publicatie van wetenschappelijk programma en abstracts

Communicatie

  • Opstellen communicatieplan
  • Promotie en werving
  • Bouwen, inrichten en beheren website
  • Opstellen en versturen nieuwsbrieven
  • Beheer social mediakanalen
  • Inrichten congresapp
  • Persbegeleiding

Sponsoring & expositiemanagement

  • Analyse en advies opbrengsten, prijsstelling en faciliteiten
  • Opstellen sponsorplan, rekening houdend met geldende wet- en regelgeving (zoals CGR)
  • Samenstelling sponsorprospectus
  • Ontwerp expositieplattegrond
  • Werving door actieve persoonlijke benadering
  • Indeling stands
  • Samenstellen technische informatie betreffende standbouw, inrichting etc.
  • Communicatie en coördinatie met sponsoren en exposanten
  • Gehele logistieke, administratieve en organisatorische afhandeling
  • Technische uitvoering en coördinatie ter plekke (op- en afbouw stands)
  • Coördinatie gesponsorde onderdelen
  • Afhandeling zakelijke aspecten, contracten en facturering

Afronding

  • Publicatie en verspreiden van presentaties
  • Versturen deelnemersevaluatie en verwerken van resultaten
  • Evaluatie met opdrachtgever

Projectmanagement

  • Advies, coördinatie en begeleiding
  • Planning
  • Beslismomenten
  • Risicomanagement
  • Draaiboek
  • Procesbewaking
  • Uitvoering

Conceptontwikkeling

  • Aandragen van ideeën voor invulling en uitvoering, zoals werkvormen, zaalopstelling en aankleding

Advies, begeleiding en ontwikkeling van:

  • Concreet plan op basis van uw doelstellingen
  • Congreslogo en -huisstijl
  • Opstellen van programma

Programma

  • Advies en begeleiding bij opstellen van programma, waaronder:
    • pre-conferentie
    • speakers diner
    • welkomstreceptie
    • congresopening
    • plenaire sessies en keynote sprekers
    • netwerkmomenten
    • expositie/beursvloer
    • postersessies
    • entertainment
    • pauzes
    • afsluiting
    • site visits
    • congresdiner/-feest
    • sociaal programma

On-site begeleiding

  • On-site registratie en ontvangst
  • Coördinatie van en controle op uitvoering conform draaiboek
  • Ontvangst en begeleiding sprekers
  • Bemanning informatiebalie en aanspreekpunt alle aanwezigen
  • Branding en bewegwijzering

Accreditatie

  • Aanvragen accreditatie
  • Accreditatie verwerken na het congres

Overleg met opdrachtgever

  • Regelmatig gepland en spontaan overleg en afstemming
  • Bijwonen (commissie)vergaderingen

Financieel management

  • Opstellen realistische begroting
  • Bijwerken en bewaking begroting
  • Hulp bij subsidieaanvragen
  • Veilig beheer deelnemersgelden in stichting congresgelden
  • Financiële administratie van registratie- en sponsorgelden
  • Betalen en afhandeling leveranciersfacturen
  • Opstellen van eindafrekening

Sprekers

  • Suggesties aandragen
  • Afspraken vastleggen
  • Afstemming details en benodigde voorzieningen regelen
  • On-site begeleiding

Hotel en vervoer

  • Goed onderhandelde voorwaarden en tarieven
  • Online kamers boeken uit hotelblokreservering
  • Reserveren kamers opdrachtgever, sprekers, commissie, genodigden
  • Vervoer van/naar site visits/ congresdiner

Congressecretariaat

  • Aanspreekpunt voor alle stakeholders
  • Deelnemersregistraties
  • Vervaardigen van badges
  • Voorstellen voor congresmaterialen
  • Bestellen congresmaterialen
  • Periodieke rapporten met aanmeldingsstatistieken

Congressen

Wij organiseren (wetenschappelijke) congressen en bijeenkomsten voor o.a. universiteiten, hogescholen, instellingen, verenigingen en non-profitorganisaties.