Vacature

Congrescoördinator (HBO) (± 0,8 fte)

By ease is op zoek naar een enthousiaste congrescoördinator.

Het Leids Congres Bureau is een groeiende middelgrote organisatie die studiedagen ontwikkelt (Academie, Sympopna en PIT actief) en ondersteuning bij de organisatie van congressen biedt (By ease). Jij komt te werken bij By ease. Dit is de congresorganisatie die bijeenkomsten, symposia en (internationale), vaak wetenschappelijke, congressen in opdracht organiseert. Naast de congresorganisatie van A tot Z en de abstract handling, verzorgen wij ook de sponsorwerving en het expositiemanagement. Ook begeleiden wij opdrachtgevers bij een bidprocedure om een internationaal congres met succes naar Nederland te halen. Ter aanvulling van het team zijn wij op zoek naar een proactieve congrescoördinator (m/v).

Het team van By ease heeft een niet-hiërarchische structuur, waar een communicatief open werksfeer heerst. Er is volop ruimte voor het aandragen van ideeën. We werken vanuit het idee dat je vaak goed bent in wat je leuk vindt. We nemen bij de taakverdeling daarom mee wie wat leuk vindt om te doen. En wil jij meer verantwoordelijkheden op je nemen of wil je een keer een ander onderdeel van de congresvoorbereiding op je nemen? Stel het voor en we gaan ermee aan de slag. Lukt iets niet of gebeurt er iets waarbij je hulp nodig hebt? We voelen ons als team verantwoordelijk voor het werk en helpen elkaar graag.

Jouw functie

Van conceptplanning tot financiële eindafrekening; van begin tot het einde van een congres werk je samen met het team om alles tot in de puntjes te regelen en de opdrachtgever, de sprekers, de deelnemers en de sponsoren te ontzorgen. Dit doe je samen met de andere congrescoördinatoren en de congresmanager. Dit betekent dat je functie zeer divers is. Het takenpakket bestaat o.a. uit:

= Ontwerpen van websitepagina’s en het plaatsen van content op congreswebsites (in WordPress).
= Het maken van online registratie- en abstract-indienformulieren in Eventure.
= Gegevensverwerking en financiële afhandeling van deelnemers- en sponsorregistraties.
= Aanspreekpunt voor deelnemers, sprekers en sponsoren per telefoon en e-mail.
= Logistieke voorbereiding van (online) congressen.
= Aanvragen en verwerken van accreditatie.
= Opstellen en bewaken van een congresplanning.
= Opstellen en verwerken van evaluatieformulieren.
= Hostess-werkzaamheden en onsite begeleiding tijdens de congressen.

Jouw profiel

= HBO-werk- en denkniveau
Accuraat
= Flexibele instelling
= Stressbestendig
Servicegericht
Communicatief
=  Proactief
Zelfstandig en team player
Oplossings- en resultaatgericht
Gevoel voor vormgeving
Goede vaardigheden in WordPress en Office, m.n. Word en Excel. Enige HTML-kennis is een pré
Maakt zich nieuwe software snel eigen
Goede spreek- en schrijfvaardigheid van de Nederlandse en Engelse taal

Wat bieden we jou?

Een uitdagende, zelfstandige en afwisselende functie
Werken in een gezellig, dynamisch team
Ruimte voor eigen inbreng
Salarisindicatie: € 2500-3500 o.b.v. 40 uur
Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken
Contract voor 24-32 uur

Solliciteren

Werk je secuur en zelfstandig en kan je prioriteiten stellen, ben je stressbestendig en representatief? Toon je initiatief en neem je je verantwoordelijkheden? Voel jij je thuis in een kleine, informele en dynamische organisatie en weet je van aanpakken? Stuur dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk 18 augustus jouw motivatie en cv naar gijs@leidscongresbureau.nl. Geef in deze mail s.v.p. ook aan per wanneer je beschikbaar bent.

Binnen twee weken kun je reactie van ons verwachten.