Neem contact op

Congressen organiseren

We hebben er ruim 30 jaar ervaring mee

Laat By ease uw congres organiseren en u bent verzekerd van een geslaagd evenement. We nemen niet alleen alle praktische, administratieve en logistieke zaken uit handen, maar dragen ook creatieve ideeën aan voor de invulling. Profiteer van onze ervaring en verras uw vakgenoten met een bijzondere ervaring waar ze nog jaren over napraten.
Bespreek vrijblijvend uw ideeën en wensen

Congres organiseren: wat komt er allemaal bij kijken?

Een congres organiseren vraagt veel tijd en werk. Denk aan het uitnodigen van sprekers, het regelen van een locatie en hotelreserveringen. Onderhandelen over prijzen en voorwaarden hoort hier ook bij. Er is een congreswebsite nodig waar geïnteresseerden zich kunnen aanmelden. Maar voordat ze dat doen, moet u ze eerst informeren en enthousiasmeren over uw congres.

Verder moet u een begroting opstellen en alle registratiegelden beheren en facturen afhandelen. Misschien zijn er mogelijkheden op het gebied van subsidie en sponsoring? Interessant, maar ook weer extra zaken om te regelen. Voor een wetenschappelijk congres komen daar bijvoorbeeld nog de abstract handling en de publicatie van het wetenschappelijk programma en de abstracts bij.

De organisatie tijdens het congres

Dat is de voorbereiding. Tijdens het congres zelf wordt de minutieus voorbereide planning uitgevoerd. Van het klaarzetten van alle materialen en het aanbrengen van de bewegwijzering tot de ontvangst en begeleiding van de sprekers, registratie van de deelnemers en beantwoording van vragen. Iemand moet er wel op toezien dat dit allemaal volgens plan verloopt. En wanneer zaken daarvan afwijken – geloof ons, dat gebeurt altijd – is het nodig om daar flexibel en adequaat op in te springen. Dat kan gaan om een hotelboeking die is misgegaan, of een spreker die is vertraagd. Wat het ook is: het vereist onmiddellijk een oplossing.

De organisatie na afloop van het congres

Ook de afbouw op de congreslocatie vraagt de nodige coördinatie. Maar belangrijker is de financiële afhandeling: het verwerken en betalen van leveranciersfacturen en het opstellen van de eindafrekening. Want niets is zo’n domper als een financiële strop na afloop van een anderszins geslaagd congres. Gedegen project- en financieel management helpt dit voorkomen, en wij nemen het u graag uit handen.

Wat organiseren we voor uw congres?

Wanneer u ons vraagt voor de congresorganisatie, nemen we alle praktische, administratieve en logistieke zaken voor onze rekening. Hieronder vindt u het volledige overzicht. Uiteraard doen we alles in goed overleg met u, zodat u wél op de hoogte bent, maar er geen omkijken naar heeft.

Neem vrijblijvend contact op

Organisatie algemeen

Organisatie inhoud

Organisatie communicatie en partners

Organisatie (op) locatie

    Zonder jullie medewerking, ondersteuning, organisatietalent hadden we dit online congres niet in zo een korte tijd voor elkaar gekregen. Chapeau collega’s van by ease!

    Voorzitter Velon

    Velon Online Verjaardagscongres 2021

      Een pluim voor jullie uitstekende ondersteuning.

      Spreker

      Velon Online Verjaardagscongres 2021

        Speeddaten is een mooie start van de dag! Ik mis deze informele ontmoetingen, tof dat we zo de dag van het Velon congres starten.

        Deelnemer

        Velon Online Verjaardagscongres 2021

          by ease is de vaste partner voor het jaarlijkse VELON Congres voor Lerarenopleiders. Organisatie en logistiek is in veilige en ervaren handen bij by ease.

          Secretaris programmacommissie

          Velon Congres Amsterdam

            Om eerlijk te zijn, ik vond het congres geweldig georganiseerd en ook geweldig uitzien. Hulde aan het team van by ease. Andere congressen kunnen hier een punt zuigen!

            Keynote

            ORD Heerlen | Onwijs Onderwijs

            Laat By ease uw congres organiseren en focus zelf volledig op de inhoud.

            Menu

            By ease

            Links

            Contact

            Linkedin Twitter

            © 2024 byease.nl