Onze vacatures

Vacature: Congrescoördinator (hbo-werk/denkniveau)

32-36 uur; 95% administratief

 

Jouw functie

Als congrescoördinator maak je deel uit van ons team dat verantwoordelijk is voor de organisatie van diverse (inter)nationale congressen in opdracht van onze klanten. Vanaf de eerste voorbereidingen tot de afronding werk je samen met het team om alles soepel en tot in de puntjes te regelen.

Je werkt tegelijkertijd aan meerdere congressen en draagt samen met je collega’s zorg voor de administratieve, voorbereidende en uitvoerende taken. Tijdens de vaak meerdaagse congressen ben je met het team op locatie aanwezig om alles in goede banen te leiden.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Gegevensverwerking en financiële afhandeling van deelnemer- en sponsorregistraties
• Verwerken van abstracts en coördineren van het beoordelingsproces
• Communicatie met deelnemers, sprekers en sponsoren per telefoon en e-mail
• Het maken van online registratie- en abstract-indienformulieren (in Eventure)
• Bijhouden van content op congreswebsites (in WordPress)
• Onsite werkzaamheden tijdens de congressen
• Bijkomende administratieve werkzaamheden

 

Wie ben jij?

• Je kunt goed zelfstandig en in een team werken.
• Je bent service gericht, accuraat en hebt een flexibele instelling.
• Je bent leergierig, nieuwsgierig en oplossingsgericht.
• Je bent pro-actief, kritisch en denkt graag mee in het verbeteren van processen.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en bent stressbestendig.
• Je hebt uitstekende computervaardigheden, m.n. Word en Excel. Je vindt het leuk om voor jou nieuwe software je eigen te maken.
• Je hebt uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid van de Nederlandse taal en goede spreek- en schrijfvaardigheid van de Engelse taal.
• Je vindt het leuk om een aantal keer per jaar een paar dagen op locatie te werken (en te slapen).

 

Wat bieden wij jou?

• Werken in een gezellig team
• Een uitdagende, zelfstandige en afwisselende functie
• Ruimte voor eigen inbreng
• Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken
• 25 vakantiedagen o.b.v. 40-urige werkweek én 3 oktober officiële vrije dag
• Ruimte om werktijden in overleg met het team in te delen
• Ondersteuning bij je persoonlijke ontwikkelingsbehoeften
• Marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden zoals reiskosten- en thuiswerkvergoeding, pensioenregeling, tijd-voor-tijd regeling en eindejaarsregeling

 

Over ons

By ease is de congresorganisatie van het Leids Congres Bureau die bijeenkomsten en (wetenschappelijke) congressen in opdracht organiseert. Naast de congresorganisatie van A tot Z, deelnemersregistratie en de abstract handling, verzorgen wij ook de communicatie, de sponsorwerving en het expositiemanagement voor de congressen.

Het team van By ease heeft een niet-hiërarchische structuur, waar een informele en open werksfeer heerst. Iedereen in het team heeft alle ruimte om ideeën voor te dragen. We werken vanuit het principe dat je vaak goed bent in wat je leuk vindt en nemen dat in de taakverdeling mee.

Het Leids Congres Bureau is een groeiende middelgrote organisatie die naast de ondersteuning bij de organisatie van congressen door By ease, ook bijeenkomsten ontwikkelt voor de Academie, Sympopna en PIT Actief.

Spreekt de functie van congrescoördinator bij By ease jou aan, stuur dan z.s.m. maar uiterlijk 23 december jouw motivatie en cv naar Gijs Oskam (gijs@leidscongresbureau.nl). Geef hierbij s.v.p. ook aan per wanneer je beschikbaar bent.

Binnen een week kun je reactie van ons verwachten.