Neem contact op

Wetenschappelijk congres organiseren

By ease organiseert uw wetenschappelijk congres

Profiteer van meer dan 30 jaar ervaring met het organiseren van (wetenschappelijke) congressen en verras uw vakgenoten met een bijzondere ervaring waar ze nog jaren over napraten.
Bespreek vrijblijvend uw ideeën en wensen

Wat is een wetenschappelijk congres?

Een wetenschappelijk congres, oftewel een symposium, is een bijeenkomst waar wetenschappers, onderzoekers en studenten relevante kennis opdoen en onderling delen. Vaak is een wetenschappelijk congres gericht op een specifiek vakgebied of een specifieke doelgroep. Tijdens het congres komen de nieuwste ontwikkelingen, inzichten en uitdagingen aan bod in lezingen, workshop, paneldiscussies en meer. Een congres duurt een dag, een weekend of langer. Voor de organisator van het congres is het vaak een belangrijke mijlpaal in een succesvolle wetenschappelijke carrière.

Een congres organiseren: hoe gaat dat in z’n werk?

Op professionele wijze een wetenschappelijk of ander congres organiseren gebeurt in drie fasen. We zetten die fasen hieronder in het kort uiteen.

1. Voorbereiding congres

Voordat een congres van start kan gaan, moet er flink wat voorbereidend werk verricht worden. De  juiste congreslocatie vinden bijvoorbeeld, maar ook het regelen van accommodaties en het uitnodigen van de sprekers en deelnemers. En er moet een congreswebsite worden ontwikkeld voor onder meer het delen van informatie, het verwerken van aanmeldingen en – heel belangrijk bij wetenschappelijke congressen – de abstract handling.

2. Tijdens het congres

In de dagen voorafgaand aan het congres en tijdens het congres zelf wordt uiteraard ook van alles geregeld. Denk aan het klaarzetten van materialen, de opbouw van podia en audiovisuele installaties en de persoonlijke ontvangst en begeleiding van de deelnemers en sprekers. En mocht er tijdens het congres iets misgaan, dan is het zaak dat de congrescoördinator snel ingrijpt zodat alles soepel verloopt en op schema blijft.

3. Afhandeling congres

Na afloop van het congres wordt alles op locatie weer afgebouwd. Vervolgens komt er vooral veel (financiële) administratie aan bod. Het verwerken en betalen van leveranciersfacturen bijvoorbeeld, maar ook het opstellen van de eindafrekening. Een succesvolle congresorganisatie uit zich zowel in een goede bezoekerservaring als in een correcte financiële afhandeling. Bij een wetenschappelijk congres worden de lezingen na afloop meestal gebundeld in de conference proceedings.

Lees meer over onze werkwijze voor congresorganisatie.

Wetenschappelijk congres organiseren?

Een wetenschappelijk congres organiseren? Dat doet u samen met professionals, zodat u volledig op de inhoud kunt focussen. Wij nemen alle praktische, administratieve en logistieke zaken voor onze rekening, inclusief de abstract handling.
Bespreek vrijblijvend uw ideeën en wensen

    Zonder jullie medewerking, ondersteuning, organisatietalent hadden we dit online congres niet in zo een korte tijd voor elkaar gekregen. Chapeau collega’s van by ease!

    Voorzitter Velon

    Velon Online Verjaardagscongres 2021

      Een pluim voor jullie uitstekende ondersteuning.

      Spreker

      Velon Online Verjaardagscongres 2021

        Speeddaten is een mooie start van de dag! Ik mis deze informele ontmoetingen, tof dat we zo de dag van het Velon congres starten.

        Deelnemer

        Velon Online Verjaardagscongres 2021

          by ease is de vaste partner voor het jaarlijkse VELON Congres voor Lerarenopleiders. Organisatie en logistiek is in veilige en ervaren handen bij by ease.

          Secretaris programmacommissie

          Velon Congres Amsterdam

            Om eerlijk te zijn, ik vond het congres geweldig georganiseerd en ook geweldig uitzien. Hulde aan het team van by ease. Andere congressen kunnen hier een punt zuigen!

            Keynote

            ORD Heerlen | Onwijs Onderwijs

            By ease organiseert uwwetenschappelijk congres zodat u volledig op de inhoud kunt focussen.

            Menu

            By ease

            Links

            Contact

            Linkedin Twitter

            © 2024 byease.nl